Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) Hizmetleri

Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) Hizmetleri

Sorumlu Personel: İsmail SAVRAN, Gülfidan ATEŞ

Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS), üniversitemizde     yazışmalarla ilgili  bütün süreçlerin     bilgisayar ortamında  yapılmasına olanak sağlayan bir bilgisayar  yazılımıdır. EBYS ile  gerek  kurum içi birimlerimiz  arası yazışmalarımızı    gerekse diğer kamu  kurum  ve        kuruluşları ile olan  yazışmalarımızın bilgisayar ortamında yapılmasını sağlayarak;  

* Yazışmaların standartlaşması,  
* Yazışmaların sevk, paraf ve onay sürelerinin kısaltılması, 
* Harcanan emek, zaman ve kırtasiye maliyetlerinden tasarruf edilmesi,  
* Yazışmaların sağlıklı bir şekilde arşivlenmesi, hedeflenmekteyiz.

Kasım 2015 de aktif olarak çalışmaya başlayan EBYS programımız yıl içerinde gerekli ihtiyaçlar doğrultusunda yenilenmiş ve sık sık güncellenmiştir. EBYS programının kullanıma geçtiği günden itibaren EBYS birimiz tarafından telefon veya yerinde onarımlarla karşılaşılan sorunlar giderilmiştir. EBYS yetkilendirmeleri yine birimimiz tarafından sistem üzerinden alınan kayıtlar ile yapılmaktadır.

Üniversitemiz bünyesinde kullanılan e-imza (sertifika ve kart okuyucu) sayısı 454 adete ulaşmıştır. Kamu sertifikasyon Merkezinde kişiye özel olarak üretilip gelen bu sertifikaların aktifleştirilmesi ve arızaları EBYS birimimiz tarafından yapılmaktadır.

Dış Kurumlarla yürütülen yazışmaları sağlamak amacıyla Üniversitemiz Kamusal Elektronik Posta (KEP) adresi ([email protected]) PTTKEP tarafından alınmış olup 3 haftalık AR-GE çalışması sonucunda Üniversitemize entegrasyonu tamamlanmıştır. Kamusal Elektronik Posta (KEP) iletisi alıp, gönderme ile ilgili Yönetimimiz tarafından görevlendirilmiş kişilere eğitim verilmiştir. Ayrıca Başkanlığımız web adresinde güncel olarak bu konu ile dokümanlar yer almaktadır.